Auslagenerstattung

Manchmal kommt es vor, dass du als Mitglied etwas für den Attraktor einkaufst und die Kosten erstattet haben möchtest. Dabei gibt es ein paar Sachen zu beachten:

Es werden nur Ausgaben erstattet, wenn vor dem Kauf ein Beschluss des Vorstands vorlag

Laut unserer Finanzordnung (s. Satzung) darf der Vorstand nur Kosten erstatten, wenn es vor dem Kauf bereits einen Beschluss des Vorstands dafür gab:

§3 (1) Aufwendungen können nur erstattet werden, wenn der Antrag zur Erstattung vom Vorstand genehmigt wurde, bevor die Kosten angefallen sind.

Ablauf der Kostenerstattung

Option A: Der saubere Weg

Normalerweise hast du für alle Ausgaben eine Rechnung. Und der Rechnungsempfänger aller Rechnungen ist der Attraktor e. V.. Diese druckst du zusammen mit dem Formular "Antrag für Auslagenerstattung" aus. Kassenbelege kopierst du und heftest das Original oben auf die Kopie (wir müssen die Unterlagen ausbleich-sicher archivieren).

Das Formular findest du in der Nextcloud unter Attraktor/Formulare als PDF.

Das Formular füllst du vollständig aus. Die Rechnungen markierst du mit der fortlaufenden Nummer (aus der linken Spalte in der Tabelle) und heftest dann alles zusammen.

Option B: Der weniger saubere Weg

Falls du keine Rechnungen mehr für die Ausgaben hast oder du selbst als Rechnungsempfänger auf den Rechnungen stehst, musst du dem Verein eine Privatrechnung stellen. Wenn möglich, hänge bitte Belege für den Wert des Gegenstandes an (z. B. eBay-Auktionen, Lieferscheine, E-Mails mit Bestellbestätigungen o. Ä.)

Abgabe beim Vorstand

Wenn du alle Dokumente zusammen hast, gibst du die Dokumente entweder an den Vorstand, an das Office-Team oder steckst sie in den Briefkasten unter dem Sicherungskasten neben der Tür.

Bearbeitungszeit

Das Office-Team macht regulär 1x zum Ende des Monats einen Office-Tag und kann dann die Überweisungen vorbereiten. Wenn du die Erstattung dringend beschleunigen möchtest, wende dich bitte an den Vorstand.

Spenden

Du wurdest vom Verein beauftragt, die Käufe zu tätigen, und hast dementsprechend auch das Recht, das Geld dafür erstattet zu bekommen. Möchtest du das Geld nicht oder nur zum Teil erstattet bekommen, um den Rest zu spenden, reiche bitte trotzdem einen Antrag auf Auslagenerstattung ein. Unten auf dem Formular kannst du dann in dem entsprechenden Feld notieren, welchen Teil du davon spenden möchtest. Dir wird dann kein oder ein geringerer Betrag ausgezahlt. Die "virtuelle" Geldspende taucht zusammen mit deinen Mitgliedsbeiträgen auf der Zuwendungsbestätigung auf, die du Anfang des folgenden Jahres per Post zugeschickt bekommst.